Hoe bereid je een videodraaidag voor?

Op een goede draaidag lijkt alles vanzelf te gaan. De crew bouwt op, mensen weten wanneer ze in beeld moeten, en aan het eind van de dag is alles gedraaid. Dat is geen toeval. Het meeste werk gebeurt in de weken ervoor. Dit is waar je aan denkt.

Twee weken van tevoren

Het draaiboek

Een draaiboek is de planning van de dag. Per blok staat erin:

• de tijd;
• de locatie of ruimte;
• wie er in beeld komt en wie er aanwezig moet zijn;
• wat er gedraaid wordt (de scènes of shots);
• wat er nodig is (spullen, producten, kleding).

Plan in blokken van drie kwartier tot een uur. Zo hoeven collega’s maar kort hun werk te onderbreken, en loopt de dag niet uit de hand als één onderdeel langer duurt. Houd aan het eind een reserveblok vrij.

De locatie

Loop de locatie vooraf door, het liefst op hetzelfde tijdstip als de draaidag:

• Licht. Waar komt het daglicht vandaan? Zijn er ramen die in beeld fel worden?
• Geluid. Airco, koffiemachines, ventilatoren, verkeer, een telefooncentrale. Wat je op de dag niet hoort, hoor je later in elke opname.
• Ruimte. Kan er een camera met statief en licht staan zonder dat iemand ertussen loopt?
• Toestemming. Is het niet je eigen pand of terrein? Regel dan toestemming van de eigenaar.

De mensen en hun toestemming

Wie komt er in beeld, en weet hij of zij dat? Voor zakelijk gebruik van foto’s en video’s met herkenbare mensen is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens een grondslag uit de AVG nodig, bijvoorbeeld toestemming van de mensen in beeld. Dat geldt ook voor je eigen medewerkers. Leg vooraf vast waarvoor de beelden gebruikt worden, en regel het schriftelijk.

Film je op een evenement of met klanten in je zaak? Informeer bezoekers vooraf, bijvoorbeeld met een bord bij de ingang, en zorg dat wie niet in beeld wil dat makkelijk kan laten weten, bijvoorbeeld met een sticker of keycord. De Autoriteit Persoonsgegevens legt dat uit op een aparte pagina over fotograferen en filmen op evenementen.

Een week van tevoren

Kleding

• Effen kleuren werken het best. Kleine ruitjes en fijne strepen kunnen op camera gaan flikkeren.
• Geen grote logo’s van andere merken, tenzij dat de bedoeling is.
• Bedrijfskleding als dat bij je bedrijf hoort; dan is het meteen herkenbaar.
• Een reserve-outfit voor wie in meerdere scènes staat.

Voorbereiden op het interview

Stuur mensen die geïnterviewd worden de onderwerpen vooraf, maar niet letterlijk de vragen met antwoorden. Het doel is dat ze weten waar het over gaat, zonder dat ze een tekst uit hun hoofd gaan leren. Dat klinkt bijna altijd houterig.

Producten en spullen

Zorg dat producten schoon en compleet zijn, dat bedrijfswagens gewassen zijn en dat de ruimtes opgeruimd zijn. Denk ook aan kleine dingen: stekkerdozen, prijskaartjes, papieren op bureaus.

Op de dag zelf

• Begin met opbouwen. Licht en geluid neerzetten kost tijd; plan dat in.
• Draai interviews als mensen nog fris zijn, meestal in de ochtend.
• Eén aanspreekpunt van jouw kant die de weg weet, mensen kan halen en knopen kan doorhakken.
• Zet telefoons op stil en hang een briefje op de deur van de ruimte waar gefilmd wordt.
• Neem sfeer en details mee: handen aan het werk, producten van dichtbij, de ruimte. Die beelden gebruik je later overal.
• Denk aan social media. Heb je ook korte verticale video’s nodig? Neem dat mee in het draaiboek, dan hoeft daar geen aparte dag voor te komen.

Na de draaidag

Na de dag gaat het materiaal naar de montage. Laat weten wie er feedback geeft en wanneer. Heb je nog iets vergeten? Een paar extra shots kun je soms later nog maken, maar met een goed draaiboek is dat zelden nodig.

Checklist

• Draaiboek per blok, gedeeld met iedereen die meedoet
• Locatie bekeken op licht, geluid en ruimte
• Toestemming van mensen in beeld (en van de locatie-eigenaar)
• Kledingadvies verstuurd
• Onderwerpen voor interviews gedeeld
• Producten, ruimtes en voertuigen klaar
• Eén aanspreekpunt op de dag
• Reserveblok in de planning

Samengevat

Een ontspannen draaidag is het resultaat van een goede voorbereiding: een draaiboek per blok, een locatie waar licht en geluid kloppen, en mensen die weten wat er van ze verwacht wordt en toestemming hebben gegeven. Wil je zien hoe dat in de praktijk gaat? Lees hoe een bedrijfsfilm tot stand komt of bekijk videoproductie bij Highpixel.